Le Gardien et l'Intendant

Note sur le Gardien* et l’Intendant*

*Ou la Gardienne et/ou l’Intendante, dans le titre et la suite du texte.

A côté du volet en cours sur les travaux pour réhabiliter le bâti, le Conseil propose cette année un deuxième volet, dédié au renforcement de l’humain dans notre Résidence.

Ces deux volets sont constitutifs du même projet destiné à redorer le prestige de notre Résidence, afin de valoriser notre patrimoine individuel et collectif.

Ce document précise les points annoncés dans « le Mot du Président »

Le Conseil étant renouvelable cette année dans sa totalité, il vous appartiendra d’approuver ce second volet.

Résumé

Il s’agit de doter « Le Belles Challes-Lauzières », navire amiral de la station, d’un équipage permanent de 2 personnes, installé à son bord, en charge de sa gouvernance : Accueil, sécurité, maintenance, contrôle, interface avec les copropriétaires et avec des services extérieurs.

Cet équipage sera composé d’un employé du Syndicat des Copropriétaires, appelé « Gardien » d’une part, et d’un Employé du Syndic, appelé « Intendant » d’autre part.

Si les réflexions sur le gardien sont présentes dans la copropriété depuis quelques années (tout comme l’ont été les réflexions sur le contrôle d’accès), la présence d’un personnel du syndic en résidence est plus inattendue, même si les réflexions sur ce sujet datent de plusieurs mois.

Sur le gardien il ne fait plus doute maintenant que la présence d’un personnel, surtout de nuit, en phase de grande affluence, est pour le moins rassurante, au mieux contributive à ramener le calme si nécessaire et alerter si besoin. De plus, en dehors de la période saisonnière, notre résidence fait figure de vaisseau fantôme, ouverte aux vents, parfois mauvais. Enfin, les menus travaux sont rarement faits, rarement rapidement. Cette situation ne pouvait pas durer, évolution sociétale oblige.

Le hasard d’un appel d’offre, combiné à l’absence de local aux arcs 1800 d’une des sociétés postulantes, a fait germer l’idée d’installer un personnel du Syndic dans nos propres locaux. Notre résidence disposant de surfaces disponibles, il nous a semblé naturel de bâtir un projet de « ré- humanisation » de notre résidence, en installant un équipage formé d’un gardien et d’un « Intendant », ces deux personnes étant sous la responsabilité juridique et opérationnelle de notre gestionnaire du Syndic.

Complémentaires dans leurs tâches, et en partie dans leurs temps de présence, cet équipage sera en charge directement de maintenir à flot notre navire et lui faire suivre le bon cap.

Voici ci-après, dans les grandes lignes, les aspects opérationnels, budgétaires et logistiques, la période transitoire.

Aspects fonctionnels et opérationnels

L’équipage sera hors saison sous le régime légal des 35 H, complété par les dispositions spécifiques des résidences de tourisme en Savoie. Celles-ci permet des débordements d’horaires saisonniers, (43H en saison par exemple) une annualisation des heures, des conditions de sur- rémunération spécifiques. Un expert-comptable est familier de ces dispositions. Malgré ces dispositions particulières, on comprend qu’un équipage de deux personnes (au moins) est nécessaire pour assurer une permanence quasi quotidienne en saison à la faveur d’une bonne planification.

En saison, en complément de ses heures de nuit planifiées, le gardien disposera aussi en journée de quelques heures, permettant de compléter l’accueil, et faire les retours nécessaires, si besoin. L’efficacité de ce dispositif, de ce seul point de vue, est supérieur au dispositif plus onéreux de veilleur de nuit.

Ce gardien procédera également, aux travaux de petits entretiens habituels dévolus à ce type de poste en liaison avec l’équipe d’entretien.

Hors saison, le gardien se chargera également de la surveillance générale, des inspections du bâtiment, du ménage, des poubelles et des travaux de maintenance autorisés par son statut (et à sa portée) : peinture, petit bricolage, etc.

L’intendant sera principalement responsable de l’accueil des copropriétaires pour tout ce qui a trait à la responsabilité du syndic. Il fera l’interface avec les services du syndic, gestionnaire et comptabilité. Sa proximité géographique devrait en renforcer l’efficacité, en tous domaines, en particulier dans la surveillance des intervenants, qui auront l’obligation de se présenter au syndic pour toute intervention.

Intendant et gardien travaillent en synergie, se complètent voire se servent de substitut temporaire, en fonction du planning, pour assurer une plage de « service » la plus large possible en saison. Les fiches de postes de ces deux membres d’équipage sont en cours de constitution, à date de cette publication.

Aspects budgétaires

Le gardien

Le coût du Gardien, calculé en tenant compte de l’ensemble des éléments issus des fonctions décrites ci-dessus (heures supplémentaires, travail de nuit, surcoût divers) est chiffré à environ 38.000€ annuels, avec le salaire minimum de la profession. Pour ne pas se priver d’un « très bon candidat », un budget de 43.000 est proposé au vote. Ce coût ne comprend pas le logement, optionnel -mais sans doute souhaitable- qui est en cours d’étude.

Le bénéfice attendu de ce gardien permanent est très important pour la copropriété, en termes d’image, donc de valorisation. Une résidence avec gardien possède une plus-value de qualité certaine. Ce coût, 57€ annuel par lot, n’est donc pas un investissement perdu. Mais ce montant n’est pas le surcoût réel de ce poste, car il supprimera le poste de veilleur de nuit, (16000€ cette année) et pour partie, un certain nombre de tâches facturées aujourd’hui par une société extérieure (SMI). La décision d’installer un gardien permettra de négocier un nouveau contrat avec un prestataire, ce qui abaissera encore ce coût. A ce stade, et pour ne pas obérer l’avenir, on peut retenir que le total de ces deux postes de dépense revisités pourrait entrainer une économie de 30.000 €. Les puristes pourront y rajouter les économies indirectes liées à la présence d’un gardien comme par exemple celles liées à la solution définitive du problème d’éclairage des halls des Lauzières qui fonctionnent de préférence quand le soleil est au zénith. On le voit, le surcoût du dispositif gardien est de l’ordre de 10 000€, (15€ par lot), les optimistes pensent qu’il peut être ramené à 0.

L’intendant

L’intendant étant un des salariés du syndic, son coût est compris dans celui du syndic, légèrement plus élevé que le tarif actuel (impact budgétaire de + 1%). Ce supplément est justifiable par le fait que l’intendant est dédié exclusivement à notre Résidence, cette disposition étant explicite dans le contrat. La qualité de service devrait inéluctablement faire un bond.

En conclusion, les bénéfices tirés de ce dispositif par la copropriété sont espérés sans commune mesure avec son surcout budgétaire qui reste marginal.

Logistique associée

Le Gardien

Le poste du gardien sera situé à l’entrée à gauche en entrant par le sas de la porte principale des Belles Challes. A hauteur du sas, derrière la cloison gauche, existe une petite pièce qui donne accès par un couloir à deux réserves. Réaménagé, cet espace d’environ 6Om2 permet de créer un bureau spacieux, ayant une double vue vers l’intérieur et vers l’extérieur, ainsi qu’un double accès, vers l’intérieur du hall et vers un couloir menant aux ascenseurs et à l’arrivée de l’escalier niveau 0. Notre architecte, M. Maucourt, est prêt à réaliser ce plan. C’est une partie de la mission que nous vous demandons de lui confier au titre de la résolution 17, et pour partie de la résolution 19. Ces aménagements sont aux frais de la copropriété. Il lui appartiendra également de vérifier si on peut créer, dans cette zone directement ou avec l’apport d’une autre réserve (actuellement occupée), un appartement pour loger le Gardien. A défaut, et si le logement semblait incontournable, un autre emplacement/logement devrait être trouvé. Des schémas ont déjà circulé sur cet espace gardien, vu du hall. Cela nécessiterait de supprimer les « porte-skis » dans l’entrée à gauche, après la deuxième porte du sas. Préparez vos mouchoirs.

L’Intendant

Nous pensons avoir trouvé un endroit idéal pour le poste de l’intendant : un endroit spacieux, éclairé, facile à aménager, le 11ème Lauzières, face ascenseur. Cet espace est facile d’accès depuis le hall Belles Challes, point de passage pour ceux qui fréquentent Lauzières par l’ascenseur Belles Challes, vigie entre les deux immeubles. Pour être complètement isolé (bruits, sureté), cet emplacement nécessite une clôture de séparation avec le reste du Hall, ainsi qu’une fermeture au niveau du « balcon » du 12ème. Une clôture partiellement vitrée ou en claustra permettra de conserver toute la lumière aux paliers des étages concernés.

L’amplitude de l’espace, un cloisonnement adéquat, la nature de son affectation et une fréquentation discrète uniquement diurne ne créeront aucune véritable nuisance aux copropriétaires voisins. C’est à vous de donner votre accord à l’affectation de ce lieu par la résolution 15, qui précise que ces aménagements, à la charge du nouveau syndic, resteront propriété de la copropriété.

Une petite réhabilitation complémentaire devra être réalisé au niveau de l’ex douche du 13ème afin de transformer ce lieu en toilettes.

Aménagement complémentaire proposé

L’emplacement choisi pour héberger le syndic pourrait se prêter également à un autre service, imaginé par la Conseil, et suggéré par certains : une bibliothèque « collaborative ». L’aménagement pourrait consister en de simples rayonnages sur lesquels des livres, fournis par les copropriétaires, seraient à la disposition des résidents, en totale liberté et gratuité, à charge pour eux de les rapporter. La supervision pourrait en être confiée à un copropriétaire, charge à lui d’en définir les modalités de fonctionnement. Placé dans un lieu sous le regard du syndic, celui-ci, sans en assumer la responsabilité, pourrait néanmoins en surveiller l’usage. La création d’une bibliothèque serait un outil de convivialité entre résidents probablement utile, et non sans panache.

Si le syndic devait déménager, soit parce que son implantation ne serait pas optimale (une installation dans un bureau commun avec celui du gardien, à l'entrée est une option ultérieure), soit en cas de changement de dispositif, la copropriété récupérera alors cet emplacement fermé pour compléter la bibliothèque par un salon agréable de lecture ou de réunion.

La période transitoire et le calendrier

Pour ce qui concerne le gardien, rien ne peut être fait avant la décision de l’Assemblée : décision du gardien, travail confié à l’architecte, sans doute permis de construire, travaux. C’est votre vote qui déclenchera le processus de recrutement, auquel le futur Conseil sera associé, c'est votre vote qui permettra de confier à l’architecte la réalisation des plans de la loge. Les travaux seront votés en cours d’année lors d’une assemblée supplémentaire, telle qu’elle sera annoncée au cours de l’AG. Par-delà le calendrier des travaux, on ne peut à ce stade prédire d’une date de mise en poste, car cela dépendra de la disponibilité du candidat et de sa « montée en charge » dans notre copropriété. Il est par exemple envisageable qu’une première période soit effectuée en CDD, simplement en gardiennage de nuit par exemple, pour tester le candidat. En tout état de cause, on ne peut guère envisager de finir des travaux de création de la loge avant l’été, ce qui laisse bien apparaître une période transitoire entre une date d’embauche et sa mise en fonction complète dans le rôle que nous souhaitons.

Si le gardien n’est pas en mesure de prendre son poste de nuit en début de saison, nous utiliserons les services d’un vigile, comme précédemment, en attendant. Ce qui ne changera rien sur le budget annuel.

Pour ce qui concerne le syndic, nécessité fait loi ou l’inverse, car si le contrat avec notre syndic actuel prend fin au 31 décembre, c’est bien par votre vote le jour de l'assemblée du 29 novembre, que vous mettrez en place sur le champ un nouveau syndic, tout en mettant fin immédiatement au contrat du précédent syndic. Dès lors, si vous suivez le Conseil, nous aurons un nouveau gestionnaire et un nouveau bureau…à créer pour l’intendant. Le projet est bien d’anticiper le plus possible de façon à commencer les travaux immédiatement après l’Assemblée pour le rendre opérationnel dès que possible. D’autre part, à la date de cette publication, l’intendant ne nous est pas connu, par définition.Mais en tout état de cause, c’est bien le nouveau gestionnaire qui prendra en charge la copropriété en étant disponible au téléphone, et présent sur place le plus souvent.

Les périodes de transition de syndic sont toujours des périodes un peu difficiles. Nos collègues d’autres copropriétés nous ont expliqué les quelques difficultés rencontrées, mais aussi parfois les facteurs de blocage préexistants qui ont spontanément disparu à cette occasion. La clef de la réussite est une bonne approbation par la copropriété de la direction prise par le Conseil, une bonne compréhension des raisons du changement et des bénéfices attendus, et une large confiance initiale donnée au nouveau Syndic et à son équipe. Une dose de pédagogie et une pincée de patience complèteront cette recette gagnante.

Le calendrier de ce changement qui coïncide avec le début de la haute saison constitue un sacré défi pour nous tous. Si nous votons à une large majorité pour ces changements, nous réussirons.

Pour le Conseil                  cs_bc_lz@googlegroups.com

Jean louis Philippe,

Président                              jelophil@gmail.com

Si vous avez des questions à soumettre en AG sur ce sujet, n’hésitez pas à utiliser le sujet « Assemblée générale 2016 » sur le forum du site www.belleschalles-lauzieres.com. Vos questions seront prises en charge.

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